Critères minimaux pour l’examen, l’approbation et l’organisation d’ateliers associés à la Réunion consultative du Traité sur l’Antarctique ou au Comité pour la protection de l’environnement
Les Représentants,
Reconnaissant que les ateliers associés à la Réunion consultative du Traité sur l’Antarctique (RCTA) ou au Comité pour la protection de l’environnement (CPE) peuvent contribuer utilement en facilitant des échanges ciblés sur des questions pertinentes pour les Parties ;
Soulignant la nécessité d’aborder des sujets liés à l’ordre du jour officiel de la RCTA ou du CPE ;
Notant les contraintes logistiques et budgétaires pouvant affecter la pleine participation de certaines délégations, et l’intérêt d’éviter des charges supplémentaires inutiles pour elles ;
Notant également les résultats du Groupe de contact intersessions (« GCI ») sur l’efficience et l’efficacité établi à la 47e RCTA (2025) ;
Gardant à l’esprit l’importance de planifier ces événements suffisamment à l’avance, afin de permettre leur bonne coordination et organisation avec le Secrétariat du Traité sur l’Antarctique (« le Secrétariat ») ;
Ayant bon espoir que l’amélioration de l’efficacité des réunions permettra de prendre davantage de sujets pleinement en compte, réduisant ainsi le besoin d’événements ad hoc.
Décident que les propositions d’ateliers associés à la RCTA ou au CPE qui demandent l’approbation de la RCTA devraient inclure, au minimum :
1. l’inscription du sujet proposé dans les thématiques figurant à l’ordre du jour officiel de la RCTA ou du CPE, ainsi que la justification du fait que ce sujet ne peut pas être traité de manière adéquate dans le cadre de la RCTA ou du CPE eux-mêmes ;
2. les objectifs, l’ordre du jour, la durée, le format proposé (en personne, hybride ou virtuel), et les résultats potentiels attendus et les résultats écrits ;
3. une évaluation de l’impact logistique, y compris les besoins en salles, interprétation et/ou traduction, ainsi que les besoins techniques ;
4. des informations concernant le financement, y compris l’identification des sources de financement et, le cas échéant, les coûts associés ;
5. l’introduction de la proposition en tant que document de travail (« WP »), conformément au Règlement intérieur de la RCTA (« le Règlement intérieur »), idéalement à partir de la RCTA précédente, à moins que la RCTA ne décide d’examiner et de décider de la question au cours de la réunion ; et
6. la mise en place, dans toute la mesure du possible, le cas échéant et lorsque cela est possible, de modalités de participation mixte, avec une planification anticipée et en coordination avec le Secrétariat, y compris en ce qui concerne :
a. la participation virtuelle aux événements tenus en personne ;
b. la rotation des fuseaux horaires lors de la planification des sessions en ligne ;
c. la mise à disposition d’enregistrements, de transcriptions ou de rapports des présidents après les discussions en ligne ; et
d. la mise en place d’une formation ou de conseils aux organisateurs pour gérer les paramètres mixtes.
Les Représentants,
Reconnaissant que les ateliers associés à la Réunion consultative du Traité sur l’Antarctique (RCTA) ou au Comité pour la protection de l’environnement (CPE) peuvent contribuer utilement en facilitant des échanges ciblés sur des questions pertinentes pour les Parties ;
Soulignant la nécessité d’aborder des sujets liés à l’ordre du jour officiel de la RCTA ou du CPE ;
Notant les contraintes logistiques et budgétaires pouvant affecter la pleine participation de certaines délégations, et l’intérêt d’éviter des charges supplémentaires inutiles pour elles ;
Notant également les résultats du Groupe de contact intersessions (« GCI ») sur l’efficience et l’efficacité établi à la 47e RCTA (2025) ;
Gardant à l’esprit l’importance de planifier ces événements suffisamment à l’avance, afin de permettre leur bonne coordination et organisation avec le Secrétariat du Traité sur l’Antarctique (« le Secrétariat ») ;
Ayant bon espoir que l’amélioration de l’efficacité des réunions permettra de prendre davantage de sujets pleinement en compte, réduisant ainsi le besoin d’événements ad hoc.
Décident que les propositions d’ateliers associés à la RCTA ou au CPE qui demandent l’approbation de la RCTA devraient inclure, au minimum :
1. l’inscription du sujet proposé dans les thématiques figurant à l’ordre du jour officiel de la RCTA ou du CPE, ainsi que la justification du fait que ce sujet ne peut pas être traité de manière adéquate dans le cadre de la RCTA ou du CPE eux-mêmes ;
2. les objectifs, l’ordre du jour, la durée, le format proposé (en personne, hybride ou virtuel), et les résultats potentiels attendus et les résultats écrits ;
3. une évaluation de l’impact logistique, y compris les besoins en salles, interprétation et/ou traduction, ainsi que les besoins techniques ;
4. des informations concernant le financement, y compris l’identification des sources de financement et, le cas échéant, les coûts associés ;
5. l’introduction de la proposition en tant que document de travail (« WP »), conformément au Règlement intérieur de la RCTA (« le Règlement intérieur »), idéalement à partir de la RCTA précédente, à moins que la RCTA ne décide d’examiner et de décider de la question au cours de la réunion ; et
6. la mise en place, dans toute la mesure du possible, le cas échéant et lorsque cela est possible, de modalités de participation mixte, avec une planification anticipée et en coordination avec le Secrétariat, y compris en ce qui concerne :
a. la participation virtuelle aux événements tenus en personne ;
b. la rotation des fuseaux horaires lors de la planification des sessions en ligne ;
c. la mise à disposition d’enregistrements, de transcriptions ou de rapports des présidents après les discussions en ligne ; et
d. la mise en place d’une formation ou de conseils aux organisateurs pour gérer les paramètres mixtes.
