Efficience et efficacité des Réunions consultatives du Traité sur l’Antarctique : bonnes pratiques et lignes directrices opérationnelles
Les Représentants,
Rappelant la pratique habituelle des Réunions consultatives du Traité sur l’Antarctique (« RCTA ») et du Comité pour la protection de l’environnement (« CPE ») ;
Reconnaissant l’importance d’optimiser l’utilisation du temps de session, d’améliorer la prévisibilité des travaux et de renforcer les travaux de la RCTA, sans nuire au débat de fond ;
Rappelant la Recommandation XIII-15 (1985) et les articles 2, 39, 40 et 42 du Règlement intérieur de la RCTA (« le Règlement intérieur »), et reconnaissant les précieuses contributions apportées aux délibérations de la RCTA par les représentants des Parties non consultatives, les Observateurs et les Experts invités ;
Notant les résultats du Groupe de contact intersessions (« GCI ») sur l’efficience et l’efficacité, créé lors de la 47e RCTA (2025) ;
Préoccupés par la duplication des débats entre les forums, tout en reconnaissant la nécessité d’examiner les questions transversales dans les forums pertinents ;
Préoccupés également par l’utilisation croissante du temps de session pour la lecture des documents d’information (« IP ») non traduits dans les quatre langues officielles, la longueur croissante du rapport final et la charge associée pesant sur les services de traduction et d’interprétation ;
Réaffirmant le rôle des présidents, du Bureau et du Secrétariat du Traité sur l’Antarctique (« le Secrétariat ») dans la planification, la facilitation et la coordination des procédures ;
Décident :
Efficience et efficacité au sein des groupes de travail et dans le rapport final
1. de demander aux présidents des groupes de travail d’accorder la priorité aux discussions de fond concernant les documents de travail (« WP ») visant spécifiquement les décisions, recommandations ou orientations stratégiques, et d’adopter, d’une manière générale, l’approche de « considérés comme lus » pour les IP sans préjudice de l’article 50 du Règlement intérieur et des paragraphes 5 et 11 de l’annexe au Règlement intérieur Procédures de soumission, de traduction et de distribution des documents pour la RCTA et le CPE (« l’annexe au Règlement intérieur »), à moins qu’une Partie contractante, un Observateur ou un Expert ne demande expressément que la discussion soit ouverte sur un document particulier, ou que le président ne juge cela nécessaire ou utile pour les discussions de la Réunion ;
Coordination RCTA-CPE et documents transversaux
2. de rappeler que le paragraphe 2 de l’annexe au Règlement intérieur prévoit que les documents soumis à la fois à la RCTA et au CPE doivent indiquer, dans la mesure du possible, quelles parties ou quels éléments du document devraient, de l’avis du soumissionnaire, être discutés au sein de chaque forum ;
3. de recommander qu’afin de mettre en œuvre le paragraphe 2 de l’annexe au Règlement intérieur de manière plus efficace, ces documents puissent refléter la structure proposée dans l’annexe à la présente Décision ;
4. de maintenir, en tant que pratique opérationnelle, la tenue d’une brève réunion de coordination préalable entre les présidents concernés et le Secrétariat afin d’identifier les documents transversaux, de décider de l’ordre de leur examen et d’anticiper les doublons potentiels ; et
Inclusion de liens et utilisation de l’intelligence artificielle pour appuyer la rédaction du rapport final
5. de demander au Secrétariat d’explorer les options d’outils d’assistance, y compris l’utilisation de références et de liens vers des documents disponibles en ligne, tels que les WP et les IP, ainsi que le recours à l’intelligence artificielle, afin de préparer des synthèses et un rapport final plus concis, avec des garanties claires concernant la révision humaine, la confidentialité et la responsabilité des présidents, et de mener un test pilote limité exclusivement aux sections non décisionnelles.
Les Représentants,
Rappelant la pratique habituelle des Réunions consultatives du Traité sur l’Antarctique (« RCTA ») et du Comité pour la protection de l’environnement (« CPE ») ;
Reconnaissant l’importance d’optimiser l’utilisation du temps de session, d’améliorer la prévisibilité des travaux et de renforcer les travaux de la RCTA, sans nuire au débat de fond ;
Rappelant la Recommandation XIII-15 (1985) et les articles 2, 39, 40 et 42 du Règlement intérieur de la RCTA (« le Règlement intérieur »), et reconnaissant les précieuses contributions apportées aux délibérations de la RCTA par les représentants des Parties non consultatives, les Observateurs et les Experts invités ;
Notant les résultats du Groupe de contact intersessions (« GCI ») sur l’efficience et l’efficacité, créé lors de la 47e RCTA (2025) ;
Préoccupés par la duplication des débats entre les forums, tout en reconnaissant la nécessité d’examiner les questions transversales dans les forums pertinents ;
Préoccupés également par l’utilisation croissante du temps de session pour la lecture des documents d’information (« IP ») non traduits dans les quatre langues officielles, la longueur croissante du rapport final et la charge associée pesant sur les services de traduction et d’interprétation ;
Réaffirmant le rôle des présidents, du Bureau et du Secrétariat du Traité sur l’Antarctique (« le Secrétariat ») dans la planification, la facilitation et la coordination des procédures ;
Décident :
Efficience et efficacité au sein des groupes de travail et dans le rapport final
1. de demander aux présidents des groupes de travail d’accorder la priorité aux discussions de fond concernant les documents de travail (« WP ») visant spécifiquement les décisions, recommandations ou orientations stratégiques, et d’adopter, d’une manière générale, l’approche de « considérés comme lus » pour les IP sans préjudice de l’article 50 du Règlement intérieur et des paragraphes 5 et 11 de l’annexe au Règlement intérieur Procédures de soumission, de traduction et de distribution des documents pour la RCTA et le CPE (« l’annexe au Règlement intérieur »), à moins qu’une Partie contractante, un Observateur ou un Expert ne demande expressément que la discussion soit ouverte sur un document particulier, ou que le président ne juge cela nécessaire ou utile pour les discussions de la Réunion ;
Coordination RCTA-CPE et documents transversaux
2. de rappeler que le paragraphe 2 de l’annexe au Règlement intérieur prévoit que les documents soumis à la fois à la RCTA et au CPE doivent indiquer, dans la mesure du possible, quelles parties ou quels éléments du document devraient, de l’avis du soumissionnaire, être discutés au sein de chaque forum ;
3. de recommander qu’afin de mettre en œuvre le paragraphe 2 de l’annexe au Règlement intérieur de manière plus efficace, ces documents puissent refléter la structure proposée dans l’annexe à la présente Décision ;
4. de maintenir, en tant que pratique opérationnelle, la tenue d’une brève réunion de coordination préalable entre les présidents concernés et le Secrétariat afin d’identifier les documents transversaux, de décider de l’ordre de leur examen et d’anticiper les doublons potentiels ; et
Inclusion de liens et utilisation de l’intelligence artificielle pour appuyer la rédaction du rapport final
5. de demander au Secrétariat d’explorer les options d’outils d’assistance, y compris l’utilisation de références et de liens vers des documents disponibles en ligne, tels que les WP et les IP, ainsi que le recours à l’intelligence artificielle, afin de préparer des synthèses et un rapport final plus concis, avec des garanties claires concernant la révision humaine, la confidentialité et la responsabilité des présidents, et de mener un test pilote limité exclusivement aux sections non décisionnelles.
