С момента подписания в 1959 году Договор об Антарктике функционировал без какого-либо постоянного административного органа. После согласования необходимости создания постоянного секретариата и нескольких лет дебатов о возможных местах расположения его офисов на КСДА XXIV (Санкт-Петербург, 2001 г.) Стороны достигли консенсуса о создании Секретариата в столице Аргентины и начали обсуждение вопроса о разработке соглашения о штаб-квартире и основополагающих правил.

1 сентября 2004 года Секретариат Договора об Антарктике официально начал свою работу в Буэнос-Айресе. С этого дня Секретариат постоянно работает над укреплением системы Договора об Антарктике и обеспечением того, чтобы вся деятельность в Антарктике соответствовала целям и принципам Договора об Антарктике и Протокола по охране окружающей среды к нему. Эта работа включает в себя множество мероприятий и задач, которые до создания Секретариата либо выполнялись Принимающей страной во время заседаний, либо вообще не выполнялись.

На этой веб-странице обобщены эти мероприятия, задачи и результаты с приоритетным вниманием к 6 основным областям: организация совещаний, хранилища информации, инструменты и ресурсы для делегатов, обмен информацией, а также ведение архива и поддержка КСДА и КООС.

Секретариат и его работа финансируются Консультативными сторонами. Бюджет Секретариата утверждается каждый год на КСДА, а управление им регулируется Финансовым регламентом. Несмотря на рост числа мероприятий и задач, бюджет Секретариата остается практически неизменным с 2011 года, что позволяет практически не увеличивать номинальный размер взносов Сторон с 2014 года. Аналогичным образом, с 2006/07 года количество сотрудников, работающих в Секретариате, увеличилось лишь на одного человека в 2015/16 году, а после этого не менялось.

Приложение 1 содержит временную шкалу с информацией о продуктах, услугах и отчетах, предоставляемых Секретариатом Договора об Антарктике, а также соответствующие документы Секретариата, представленные на заседаниях с момента его создания.

Приложение 2 показывает ту же информацию, касающуюся персонала Секретариата как в Буэнос-Айресе, так и в качестве вспомогательного персонала на заседаниях с 2004 года. Кроме того, за тот же период в Секретариате работали 21 стажер из 12 Сторон.

До 2004 года вся работа по организации КСДА находилась в ведении Принимающей страны. Критерии, используемые для выполнения всей этой работы, все это время не были единообразными, и поскольку вся необходимая информация о том, как действовать по этим вопросам, никогда не фиксировалась, Принимающая страна каждого совещания должна была ежегодно самостоятельно выяснять, как это делать.

Принимающей стране приходилось полагаться на собственный персонал, который, как правило, не был знаком с практикой и процедурами проведения совещаний.

В настоящее время Секретариат отвечает за большинство рутинных задач и услуг, обеспечивающих проведение очередного КСДА, включая письменный и устный перевод, ведение протокола, связь со Сторонами и управление документами и отчетами. Кроме того, чтобы помочь Принимающим странам в организации КСДА, СДА подготовил и постоянно обновляет внутренний документ — Руководство по организации, в котором полностью описаны все мероприятия, необходимые при планировании КСДА.

До 2004 года регистрация на совещания проводилась непосредственно Принимающей страной и проверялась с использованием распечатанных списков, а об участии делегатов в совещании до его начала не было известно другим делегатам. Теперь благодаря онлайн-регистрации и спискам делегатов на сайте Секретариата делегаты информируются о том, кто участвует в следующем совещании, что сокращает рабочую нагрузку на Принимающую страну с точки зрения определенных организационных мероприятий в зависимости от числа участников совещания.

До создания СДА документы направлялись на Совещание в виде приложений к электронным письмам, которые отправлялись Принимающей стране. Этот метод часто не позволял делегатам легко подтвердить получение документа или проверить, находится ли документ в процессе перевода и/или публикации. Документы печатались и распространялись по «ящикам», из которых делегаты доставали их вручную. Пересмотренные версии документов приходилось перепечатывать, и часто было трудно определить, имеются ли у всех делегаций к началу каждой сессии последние версии документов.

Для решения всех этих задач СДА разработал несколько инструментов для управления документооборотом до и во время совещания. В месяцы, предшествующие КСДА, платформа для загрузки документов совещаний заменила собой традиционную практику отправки документов по электронной почте. Это ускорило их обработку и облегчило надлежащую классификацию, предоставив делегатам информацию о статусе представленных документов. Во время совещания раздел, посвященный документам совещания, позволяет делегатам легко определять актуальные версии документов и почти полностью отказаться от печатных материалов.

После создания Секретариата было постепенно создано несколько баз данных и хранилищ информации, обеспечивающих быстрый и структурированный доступ к информации, которая ранее была рассредоточена в различных цифровых или аналоговых источниках.

Одним из первых таких разработанных хранилищ была База данных Договора об Антарктике, которая содержит тексты всех Рекомендаций, Мер, Решений и Резолюций, а также других документов, принятых на КСДА, вместе с их приложениями и информацией об их правовом статусе.

Наибольшее значение для работы КООС имеют две базы данных, содержащие информацию по охране окружающей среды: Список ОВОС, включающая подробную информацию обо всех ПООС и ВООС, представленных Сторонами, и база данных об охраняемых районах Антарктики. Во второй базе данных содержатся тексты планов управления Особо охраняемыми районами Антарктики и Особо управляемыми районами Антарктики, информация об их правовом статусе и местоположении, а также краткие сведения о цели их определения в качестве охраняемых районов. Кроме того, в базе данных содержится перечень исторических мест и памятников Антарктики с указанием их местоположения.

Недавно на основе ранее статического перечня инспекций Секретариат разработал Базу данных об инспекциях, содержащую подробную информацию обо всех инспекциях, проведенных Сторонами в соответствии со Статьей VII Договора и Статьей 14 Протокола с 1962 года, а также ссылки на имеющиеся отчеты об инспекциях и другие документы, обсуждавшиеся на КСДА в связи с этими инспекциями.

Сотрудники Секретариата постоянно обновляют и контролируют эти хранилища информации на основе данных, получаемых от КСДА, непосредственно от Сторон и Правительства-депозитария Договора об Антарктике.

До создания СДА у делегатов не было надежного или централизованного источника информации о правилах, процедурах и нормах Совещания. Отсутствие ориентиров у участников препятствовало надлежащей подготовке к КСДА. В ответ на это Секретариат разработал Рабочее пространство КСДА и Рабочее пространство КООС с различными инструментами и ресурсами для делегатов.

Эти разделы теперь включают руководящие принципы и процедуры КСДА и КООС, стратегические планы работы КСДА и КООС, счета-фактуры и подтверждения получения взносов Сторон, циркуляры, контактные данные делегаций и другую полезную информацию.

Кроме того, Секретариат создал различные веб-разделы для быстрого доступа ко всей необходимой информации, необходимой для участия в совещаниях. СДА включил в эти разделы дополнительные материалы для оказания помощи делегатам при подготовке документов к совещаниям: Рекомендации по написанию документов для заседаний и Руководство по оформлению документов.

Во время заседания задачи по редактированию отчетов требуют координации работы докладчиков, редакторов и секретарей рабочих групп и пленарных заседаний. До создания Секретариата делегаты не имели возможности предлагать изменения в проектах отчетов до момента начала процесса принятия. В последние годы Секретариат разработал онлайн-систему комментирования проектов отчетов, которая позволяет делегатам, назначенным в качестве содокладчиков совещания, представлять комментарии к проектам отчетов в сроки, установленные председателями, и автоматически собирает их, чтобы редакционная группа Секретариата могла обрабатывать комментарии и включать их в отчеты до начала сессий.

Что касается межсессионной работы делегатов, стоит отметить, что до создания Секретариата почти вся деятельность, связанная с КСДА и КООС, была сосредоточена на самом совещании. Технологические достижения в области средств коммуникации, в основном связанные с Интернет, открыли новые возможности для достижения прогресса по некоторым вопросам КСДА/КООС в период между заседаниями. Первоначально эти межсессионные обсуждения проводились по электронной почте. Позднее Секретариат создал дискуссионные веб-форумы для КСДА и КООС.

С 2007/08 года на форуме КСДА было проведено более 80 межсессионных мероприятий. Межсессионная деятельность КООС началась в 2004/05 году, и архив, содержащий записи о более чем 130 проведенных к настоящему времени мероприятиях, теперь доступен на сайте СДА.

Наконец, База данных контактов позволяет делегатам искать контактные данные других делегатов и назначать конкретные права доступа для взаимодействия с информационными системами Секретариата. Эта база данных также предоставляет платформу для онлайн-регистрации на совещаниях.

До создания Секретариата информация, которой необходимо было обмениваться между Сторонами в соответствии со Статьями III Договора об Антарктике, распространялась по официальным каналам. Позднее в статье 17 Протокола по охране окружающей среды было предусмотрено, что отчеты о мерах, принимаемых для его осуществления, должны распространяться и рассматриваться на следующем Консультативном совещании по Договору об Антарктике. Некоторые Стороны соблюдали эти правила путем представления Информационных документов на КСДА и КООС.

Эти нецентрализованные методы подачи документов очень затрудняли пересмотр предоставленной информации. Различия в форматах и структуре данных сделали практически невозможными сравнение информации, предоставляемой Сторонами, и сколько-нибудь ценный количественный анализ. Чтобы обеспечить обмен информацией в режиме онлайн, Секретариат внедрил на своем сайте Систему электронного обмена информацией (СЭОИ), которая позволила Сторонам передавать свои Годовые отчеты, а также свою Предсезонную и Постоянную информацию. С момента своего создания СЭОИ постоянно дополняется новыми инструментами и ресурсами для облегчения ввода данных Сторонами.

Кроме того, на основе информации, ежегодно предоставляемой Сторонами через СЭОИ, Секретариат разработал Краткие отчеты и связанный с ними раздел Карты относящийся к целому ряду вопросов, таких как посещаемые объекты, оценки воздействия на окружающую среду, охраняемые районы, инспекции, автоматические станции регистрации и места прошлой деятельности.

Чтобы облегчить работу пользователей СЭОИ, Секретариат подготовил несколько учебных пособий по СЭОИ, а в последнее время начал проводить виртуальные учебные занятия, которые позволяют операторам СЭОИ создавать и обновлять свои квалификации, относящиеся к СЭОИ. С момента их появления в 2022 году такими занятиями воспользовались 15 стран.

До создания Секретариата всеобъемлющего хранилища документов совещаний не существовало. Единственным аналогом был веб-портал КООС, администрируемый Австралией, который содержал документы дискуссий, а также все отчеты КООС.

СДА создал Архив документов совещания — инструмент с возможностью поиска, который включает в себя архив всех документов совещания с момента первого КСДА. Для подготовки этой базы данных СДА провел обширный поиск среди Сторон с целью восстановления всех недостающих документов. Сегодня база данных содержит почти все документы, когда-либо представленные на заседаниях КСДА и КООС, и другие документы, связанные с заседаниями, и представляет собой очень ценный источник информации для делегатов и представителей общественности, работающих над историей КСДА и КООС.

Что касается Заключительных отчетов, то до создания Секретариата за их подготовку, перевод, публикацию и распространение отвечала каждая из Принимающих стран. Сегодня эти задачи возлагаются на Секретариат. Это изменение не только уменьшило бюджет Принимающих стран, но и улучшило единообразие формы и содержания Заключительных отчетов. Кроме того, все итоговые отчеты КСДА теперь можно найти в централизованном источнике, доступном на сайте СДА.

Секретариат подготовил почти 40 отчетов по различным вопросам, представленных совещанию в качестве документов Секретариата. Они включали обзоры, краткие отчеты, анализы и обновления по целому ряду вопросов, таких как статус мер КСДА, Многолетний стратегический план работы КСДА, проведенные обсуждения или принятые КООС/КСДА действия по определенным вопросам, а также вопросы, связанные, помимо прочего, с туризмом, ответственностью и ликвидацией экологического ущерба.

Другие документы Секретариата регулярно направляются на КСДА для информирования о технических изменениях, связанных с различными веб-инструментами и ресурсами, предоставляемыми Секретариатом, включая базы данных, карты, СЭОИ и сайт СДА.

Подробную информацию о предоставляемых услугах и продуктах, а также документах, представленных Секретариатом Договора об Антарктике с момента его создания, см. в Приложении 1.