Desde su firma en 1959, el Tratado Antártico había funcionado sin ninguna institución administrativa permanente. Tras acordar la necesidad de establecer una secretaría permanente y después de varios años de debate sobre posibles ubicaciones para sus oficinas, en la XXIV RCTA (San Petersburgo, 2001) las Partes llegaron a un consenso para establecer la Secretaría en la ciudad capital de la Argentina e iniciaron debates tendientes a formalizar un acuerdo sobre la sede y las normas fundacionales.

El 1 de septiembre de 2004, la Secretaría del Tratado Antártico comenzó a funcionar formalmente en Buenos Aires. Desde esa fecha, la Secretaría ha trabajado continuamente para fortalecer el sistema del Tratado Antártico y para garantizar que todas las actividades que se realicen en la Antártida sean coherentes con los propósitos y principios del Tratado Antártico y su Protocolo sobre Protección del Medio Ambiente. Este trabajo incluye muchas actividades y tareas que, en tiempos anteriores a la Secretaría, o las realizaba el país anfitrión durante las reuniones o, directamente no se realizaban.

Esta página web resume dichas actividades, tareas y resultados, y se centra en seis áreas principales: organización de reuniones, repositorios de información, herramientas y recursos para los delegados, intercambio de información y memoria y apoyo de la RCTA y el CPA.

La Secretaría y la labor que lleva a cabo están financiadas por las Partes Consultivas. El presupuesto de la Secretaría se aprueba cada año durante la RCTA mientras que su gestión está sujeta al Reglamento Financiero. A pesar de que las actividades y tareas de la Secretaría se han incrementado, su presupuesto se ha mantenido casi constante desde 2011, lo que ha permitido un aumento nominal nulo de las contribuciones de las Partes desde 2014. Del mismo modo, desde 2006/2007, el personal que trabaja en la Secretaría solo se ha incrementado en un integrantedel número existente en 2015/2016 y se ha mantenido estable a partir de entonces.

El anexo 1 contiene una línea de tiempo con información sobre los productos, servicios e informes proporcionados por la Secretaría del Tratado Antártico, así como los documentos pertinentes de la Secretaría presentados en las reuniones desde su creación.

El anexo 2 muestra la misma información relacionada con el personal de la Secretaría tanto en Buenos Aires como en calidad de personal de apoyo en las reuniones desde 2004. Además, en el mismo período, 21 pasantesprovenientes de 12 Partes han trabajado en la Secretaría.

Antes de 2004, todos los preparativos para organizar una RCTA eran responsabilidad del país anfitrión. Los criterios utilizados para realizar todas estas actividades no fueron uniformes en el tiempo y, dado que no se dejaba constancia de toda la información necesaria sobre cómo proceder en estas cuestiones, correspondía al país anfitrión de cada reunión averiguar cómo hacerlo cada año.

Para ayudar en este complejo proceso, el país anfitrión tenía que recurrir a su propio personal, que generalmente no estaba familiarizado con las prácticas y los procedimientos de la reunión.

En la actualidad, la Secretaría se encarga de la mayoría de las tareas y servicios rutinarios de apoyo a cada RCTA, incluida la traducción e interpretación, la toma de notas, la comunicación a las Partes y la gestión de documentos e informes. Además, para ayudar a los países anfitriones en la organización de las RCTA, la Secretaría elaboró y mantiene actualizado un documento interno, el Manual de Organización, que describe en detalle todos los preparativos necesarios para planificar una RCTA.

Antes de 2004, el registro en las reuniones se realizaba directamente con el país anfitrión y se verificaba utilizando listas impresas, y la participación de los delegados en la reunión no le constaba a los demás delegados hasta que ésta comenzaba. Ahora, la inscripción en línea y las listas de delegados que figuran en el sitio web de la Secretaría mantienen informados a los delegados sobre quién participará en la siguiente reunión, a la vez que simplifican la carga de trabajo del país anfitrión para hacer los preparativos precisos en función del número de participantes en la reunión.

Antes de que se creara la STA, los documentos se presentaban a la reunión como archivos adjuntos a los correos electrónicos enviados al país anfitrión. Este método a menudo no permitía que los delegados confirmaran fácilmente si el documento se había recibido, o que verificaran si un documento estaba en proceso de traducción o publicación. Los documentos se imprimían y distribuían en «casilleros» de donde los delegados los retiraban manualmente. Había que volver a imprimir las versiones revisadas de los documentos y solía resultar difícil determinar si todas las delegaciones disponían de las versiones impresas más recientes al inicio de cada sesión.

Para hacer frente a todas estas tareas, la STA ha desarrollado varias herramientas para gestionar la documentación antes y durante la reunión. En los meses previos a la RCTA, una plataforma para cargar los documentos de reunión sustituyó a la práctica tradicional de enviarlos por correo electrónico. Ello agilizó su tramitación y facilitó su correcta clasificación, proporcionando a los delegados información sobre el estado de los documentos presentados. Durante la reunión, la sección dedicada a los documentos de reunión permite a los delegados identificar fácilmente la versión más actualizada de los documentos y prescindir casi por completo del material impreso.

Tras la creación de la Secretaría, se crearon gradualmente varias bases de datos y repositorios de información, que permiten acceder de forma rápida y estructurada a la información que anteriormente estaba dispersa en diversas fuentes digitales o analógicas.

Uno de los primeros repositorios de este tipo que se desarrolló fue la base de datos del Tratado Antártico, que contiene los textos de todas las Recomendaciones, Medidas, Decisiones y Resoluciones, y otras medidas adoptadas por la RCTA, junto con sus anexos e información sobre su situación jurídica.

De máxima importancia para el trabajo del CPA, la Secretaría desarrolló también dos bases de datos que contienen información en materia medioambiental: la base de datos de EIA que incluye información sobre todas las EEI y las EMG presentadas por las Partes y la base de datos de Zonas Protegidas. Esta última base de datos contiene el texto de los planes de gestión para las Zonas Antárticas Especialmente Protegidas y las Zonas Antárticas Especialmente Administradas, así como su situación jurídica, su ubicación y un resumen de la finalidad de su designación. Además, contiene información relacionada con la lista y ubicación de los Sitios y Monumentos Históricos en la Antártida.

Más recientemente, sobre la base de una lista de inspecciones que anteriormente era estática, la Secretaría desarrolló la Base de Datos de Inspecciones, que contiene información de todas las inspecciones realizadas por las Partes desde 1962 en virtud del artículo VII del Tratado y el artículo 14 del Protocolo, así como enlaces a los informes de inspección disponibles y otros documentos debatidos en la RCTA en relación con estas inspecciones.

El personal de la Secretaría actualiza y controla continuamente estos repositorios de información, basándose en la información recibida de la RCTA, directamente de las Partes y del Gobierno Depositario del Tratado Antártico.

Antes de que se creara la STA, los delegados no disponían de una fuente de información fiable o centralizada sobre las reglas, procedimientos y normas de la Reunión. Esta falta de orientación impedía a los delegados prepararse adecuadamente para las RCTA. En respuesta a ello, la Secretaría desarrolló el Espacio de Trabajo de la RCTA y el Espacio de trabajo del CPA con una variedad de herramientas y recursos para los delegados.

Estas secciones ahora incluyen directrices y procedimientos de la RCTA y del CPA, planes de trabajo estratégicos de la RCTA y el CPA, facturas y reconocimientos de las contribuciones de las Partes, circulares, puntos de contacto de delegación y otras informaciones útiles.

La Secretaría también creó diferentes secciones en la web destinadas a proporcionar un acceso rápido a toda la información necesaria para participar en las reuniones. La STA ha incluido en estas secciones material especial para ayudar a los delegados a preparar los documentos de reunión: los Consejos de redacción de documentos para las reuniones y las Directrices de formato de los documentos.

Durante la reunión, editar informes exige coordinarel trabajo de los relatores, editores y los secretarios de los grupos de trabajo y de las sesiones plenarias. En tiempos anteriores a la Secretaría, los delegados no tenían la oportunidad de proponer cambios en los proyectos de informes hasta el momento en que comenzaba el proceso de adopción. En los últimos años, la Secretaría ha desarrollado un sistema de comentarios en línea sobre los proyectos de informes que permite a los delegados designados aportar comentarios a los proyectos de informes en los plazos asignados por los presidentes, y los recopila automáticamente para que el equipo de edición de la Secretaría procese e incorpore los comentarios a los informes antes del inicio de las sesiones.

Con respecto al trabajo en el período entre sesiones de los delegados, es necesario mencionar que, antes del establecimiento de la Secretaría, casi todas las actividades relacionadas con la RCTA y el CPA se concentraban en la propia reunión. Los avances tecnológicos en las herramientas de comunicación, principalmente a través de Internet, ofrecieron nuevas oportunidades para avanzar en determinadas cuestiones de la RCTA/del CPA entre reuniones. Al principio, estos debates en el período entre sesiones se llevaban a cabo por correo electrónico. Más tarde, la Secretaría creó foros de debate en línea para la RCTA y el CPA.

Desde 2007/2008, se han llevado a cabo más de 80 actividades en el período entre sesiones en el foro de la RCTA. Las actividades en el período entre sesiones del CPA comenzaron en 2004/2005 y hoy, en el sitio web de la STA, se puede acceder a un archivo que contiene registros de las más de 130 actividades realizadas hasta la fecha.

Por último, la Base de datos de contactos permite a los delegados buscar los datos de contacto de otros delegados y asignar a aquellos de su delegación los permisos específicos para interactuar con los sistemas de información de la Secretaría. Esta base de datos también proporciona la plataforma para la inscripción en línea en las reuniones.

En tiempos anteriores a la Secretaría, la información que debía intercambiarse entre las Partes según el artículo III del Tratado Antártico, se distribuía a través de canales oficiales. Más recientemente, el artículo 17 del Protocolo al Tratado Antártico estableció que los informes sobre las medidas adoptadas para aplicarlo se distribuirían y considerarían en la siguiente Reunión Consultiva del Tratado Antártico. Algunas Partes decidían cumplir con este artículo mediante la presentación de un documento de información a la RCTA y al CPA.

Estos métodos no centralizados basados en documentos dificultaban mucho revisar la información proporcionada. La disparidad de formatos y estructura de los datos hacía casi imposible comparar la información presentada por las Partes o realizar cualquier análisis cuantitativo valioso. Para permitir el intercambio de información en línea, la Secretaría puso en marcha, a través de su sitio web, el Electronic Information Exchange System (EIES), que permitió a las Partes proporcionar sus informes anuales, así como su información de pretemporada y permanente. Desde su creación, el SEII se ha mejorado continuamente con nuevas herramientas y recursos para facilitar a las Partes la introducción de datos.

Además, con la información proporcionada anualmente por las Partes a través del SEII, la Secretaría también elabora informes resumidos y una sección de mapas asociada sobre una variedad de temas, como sitios visitados, evaluaciones del impacto medioambiental, zonas protegidas, inspecciones, estaciones de registro automático y sitios de actividades anteriores.

Para facilitar el trabajo de los usuarios de SEII, la Secretaría ha elaborado varios tutoriales sobre el SEII y, más recientemente, ha comenzado a impartir sesiones de formación virtuales que permiten a los operadores de SEII desarrollar y mantener actualizadas sus competencias relacionadas con el SEII. Desde su aplicación inicial en 2022, 15 países se han beneficiado de la participación en dichas sesiones.

Antes de la creación de la Secretaría, no existía un repositorio completo de los documentos de las reuniones. El único precedente relevante fue el portal web del CPA administrado por Australia, que contenía los documentos de debate, así como todos los informes del CPA.

La STA puso a disposición el Archivo de Documentos de reunión, una herramienta de búsqueda que incluye un archivo de todos los documentos presentados a las reuniones desde la primera RCTA. Para elaborar esta base de datos, la STA realizó una amplia búsqueda entre las Partes para recuperar todos los documentos faltantes. En la actualidad, la base de datos contiene casi todos los documentos presentados en las reuniones de la RCTA y el CPA y otros documentos relacionados con las reuniones, y constituye una fuente de información muy valiosa para los delegados y para el público en general que trabaja sobre la historia de la RCTA y el CPA.

Con respecto a los Informes Finales, antes de la creación de la Secretaría, su elaboración, traducción, publicación y distribución eran responsabilidad de cada país anfitrión. Hoy, estas tareas recaen en la Secretaría. Este cambio no solo alivió el presupuesto de los países anfitriones, sino que también aumentó la coherencia en la forma y el contenido del Informe Final. Además, todos los Informes Finales de la RCTA pueden encontrarse ahora en una fuente centralizada, disponible en el sitio web de la STA.

Asimismo, la Secretaría ha elaborado casi 40 informes sobre diferentes cuestiones, presentados a la reunión como Documentos de la Secretaría. Entre ellos, se han incluido revisiones, resúmenes, análisis y actualizaciones sobre una variedad de asuntos, como la situación de las medidas de la RCTA, el Plan de Trabajo Estratégico Plurianual de la RCTA, los debates mantenidos o las medidas adoptadas por el CPA/la RCTA sobre determinadas cuestiones y asuntos relacionados con el turismo, la responsabilidad y la remediación ambiental, entre otros.

Se han presentado regularmente otros documentos de la Secretaría a la RCTA para informar sobre los avances técnicos realizados en diferentes herramientas y recursos basados en la web proporcionados por la Secretaría, incluidas las bases de datos, los mapas, el SEII y el sitio web de la STA.

Para obtener información detallada sobre los servicios y productos proporcionados, así como los documentos presentados por la Secretaría del Tratado Antártico desde su creación, véase el anexo 1.