Depuis sa signature en 1959, le Traité sur l’Antarctique a fonctionné sans disposer d’une institution administrative permanente. Après avoir convenu de la nécessité d’établir un secrétariat permanent et plusieurs années de débat sur les emplacements possibles de ses bureaux, lors de la XXIVe RCTA (Saint-Pétersbourg, 2001), les Parties sont parvenues à un consensus pour établir le Secrétariat dans la capitale de l’Argentine et ont entamé des discussions sur l’établissement d’un accord de siège et de textes fondateurs.

Le 1er septembre 2004, le Secrétariat du Traité sur l’Antarctique a officiellement commencé à fonctionner à Buenos Aires. Depuis cette date, le Secrétariat n’a cessé de travailler au renforcement du système du Traité sur l’Antarctique et de veiller à ce que toutes les activités menées en Antarctique soient cohérentes avec les objectifs et les principes du Traité sur l’Antarctique et de son Protocole relatif à la protection de l’environnement. Ce travail comprend de nombreuses activités et tâches qui, à l’époque pré-Secrétariat, étaient effectuées par le pays hôte lors de réunions ou n’étaient pas exécutées du tout.

Cette page Web résume ces activités, tâches et résultats, en se concentrant sur six domaines principaux : organisation des réunions, référentiels d’information, outils et ressources pour les délégués, échange d’informations, mémoire et soutien de la RCTA et du CPE.

Le Secrétariat et ses travaux sont financés par les Parties consultatives. Le budget du Secrétariat est approuvé chaque année lors de la RCTA et est régi par les réglementations financières. Malgré la croissance des activités et des tâches, le budget du Secrétariat est demeuré presque constant depuis 2011, permettant une augmentation nominale nulle des contributions des Parties depuis 2014. De même, depuis 2006/2007, le nombre de personnes travaillant au Secrétariat n’a augmenté que d’un membre du personnel en 2015/2016 et est demeuré stable par la suite.

L’annexe 1 contient un calendrier avec des informations sur les produits, services et rapports fournis par le Secrétariat du Traité sur l’Antarctique ainsi que les documents pertinents du Secrétariat présentés aux réunions depuis sa création.

L’annexe 2 présente les mêmes informations relatives au personnel du Secrétariat à la fois à Buenos Aires et en tant que personnel de soutien lors des réunions depuis 2004. En outre, au cours de la même période, 21 stagiaires de 12 Parties ont travaillé au Secrétariat.

Avant 2004, toutes les dispositions relatives à l’organisation d’une RCTA relevaient de la responsabilité du pays hôte. Les critères utilisés pour effectuer toutes ces activités n’étaient pas uniformes dans le temps et, comme toutes les informations nécessaires sur la façon de procéder sur ces questions n’étaient pas enregistrées, il appartenait au pays hôte de chaque réunion de savoir comment le faire chaque année.

Pour faciliter ce processus complexe, le pays hôte devait compter sur son propre personnel, qui n’était généralement pas familier avec les pratiques et procédures des réunions.

Le Secrétariat est désormais responsable de la plupart des tâches et services de routine qui soutiennent chaque RCTA, y compris la traduction et l’interprétation, la prise de notes, la communication aux Parties et la gestion des documents et des rapports. En outre, pour aider les pays hôtes à organiser les RCTA, le STA a produit et tient à jour un document interne, le Manuel d’organisation, qui décrit pleinement toutes les dispositions nécessaires à la planification d’une RCTA.

Avant 2004, l’inscription aux réunions était effectuée directement auprès du pays hôte et vérifiée à l’aide de listes imprimées, et la participation des délégués à la réunion était inconnue des autres délégués jusqu’au début de la réunion. L’inscription en ligne et les listes de délégués fournies sur le site Web du Secrétariat permettent désormais aux délégués de savoir qui participe à la prochaine réunion, tout en allégeant la charge de travail du pays hôte en prenant des dispositions précises en fonction du nombre de participants à la réunion.

Avant la création du STA, les documents étaient soumis à la réunion sous forme de pièces jointes aux e-mails envoyés au pays hôte. Cette méthode ne permettait souvent pas aux délégués de confirmer facilement si le document avait été reçu ou de vérifier si un document était en cours de traduction et/ou de publication. Les documents étaient imprimés et distribués dans des « casiers » à partir desquels les délégués les récupéraient manuellement. Les versions révisées des documents devaient être réimprimées, et il était souvent difficile de déterminer si toutes les délégations disposaient des versions papier les plus récentes au début de chaque session.

Pour faire face à toutes ces tâches, le STA a développé plusieurs outils pour gérer la documentation avant et pendant la réunion. Dans les mois précédant la RCTA, une plateforme de téléchargement des documents de réunion a remplacé la pratique traditionnelle des soumissions par courrier électronique. Elle a accéléré leur traitement et facilité un classement approprié, fournissant aux délégués des informations sur le statut des documents soumis. Pendant la réunion, la section consacrée aux documents de réunion permet aux délégués d’identifier facilement la version la plus récente des documents et d’éliminer presque complètement les documents imprimés.

Après la création du Secrétariat, plusieurs bases de données et référentiels d’informations ont été progressivement créés, permettant un accès rapide et structuré à des informations qui étaient auparavant dispersées dans diverses sources numériques ou analogiques.

L’un des premiers référentiels de ce type à être mis au point est la Base de données du Traité sur l’Antarctique, qui répertorie les textes de toutes les Recommandations, Mesures, Décisions et Résolutions, ainsi que les autres mesures adoptées par la RCTA, les documents connexes et les informations sur leur statut juridique.

De la plus haute pertinence pour les travaux du CPE, le Secrétariat a développé deux bases de données contenant des informations environnementales : la Base de données des EIE comprenant des détails sur toutes les EIE et les EGIE soumises par les Parties et la Base de données des zones protégées de l’Antarctique. Cette dernière contient les textes des plans de gestion des zones spécialement protégées et des zones gérées spéciales de l’Antarctique, leur statut juridique, leur position et un résumé des raisons pour lesquelles elles ont été désignées. Elle contient aussi les informations concernant la liste et l’emplacement des sites et monuments historiques de l’Antarctique.

Plus récemment, sur la base d’une liste d’inspections auparavant statique, le Secrétariat a élaboré la Base de données des inspections, qui contient des détails de toutes les inspections menées par les Parties conformément à l’article VII du Traité et à l’article 14 du Protocole depuis 1962, ainsi que des liens vers les rapports d’inspection disponibles et les autres documents relatifs à ces inspections et discutés lors de la RCTA.

Le personnel du Secrétariat met à jour et surveille en permanence ces dépôts d’informations, sur la base des informations reçues de la RCTA, directement des Parties et du Gouvernement dépositaire du Traité sur l’Antarctique.

Avant la création du STA, aucune source d’information fiable ou centrale sur les règles, procédures et normes de la réunion n’était disponible pour les délégués. Ce manque de directives a entravé la capacité des délégués à se préparer adéquatement aux RCTA. En réponse à cela, le Secrétariat a développé l’espace de travail de la RCTA et l’espace de travail du CPE avec une variété d’outils et de ressources pour les délégués.

Ces sections comprennent désormais les directives et procédures des RCTA et des CPE, les plans de travail stratégiques des RCTA et des CPE, les factures et les accusés de réception des contributions des Parties, les circulaires, les points de contact des délégations et d’autres informations utiles.

Le Secrétariat a également créé différentes sections Web visant à fournir un accès rapide à toutes les informations nécessaires pour participer aux réunions. Le STA a inclus dans ces sections des documents ad hoc pour aider les délégués à préparer les documents de réunion : les Conseils pour rédiger des documents de réunion pour la RCTA et le CPE et les Directives pour le formatage de documents de la Réunion consultative du Traité sur l’Antarctique et du Comité pour la protection de l’environnement.

Pendant la réunion, les tâches d’édition de rapports nécessitent la coordination du travail des rapporteurs, des éditeurs et des secrétaires des groupes de travail et des plénières. À l’époque pré-secrétariat, les délégués n’avaient pas la possibilité de proposer des modifications aux projets de rapports avant le début du processus d’adoption. Ces dernières années, le Secrétariat a mis au point un système de commentaires en ligne sur les projets de rapports qui permet aux délégués désignés comme contributeurs aux rapports de réunion de formuler des commentaires sur les projets de rapports, dans les délais impartis par les présidents, et de les compiler automatiquement pour que l’équipe d’édition du Secrétariat puisse traiter et intégrer les commentaires aux rapports avant le début des sessions.

En ce qui concerne les travaux intersessions des délégués, il convient de mentionner que, avant la création du Secrétariat, presque toutes les activités liées à la RCTA et au CPE se concentraient sur la réunion elle-même. Les progrès technologiques dans les outils de communication, principalement sur Internet, ont offert de nouvelles opportunités de progresser sur certaines questions des RCTA / CPE entre les réunions. Initialement, ces discussions intersessions se faisaient par courrier électronique. Plus tard, le Secrétariat a créé des forums de discussion en ligne pour les RCTA et les CPE.

Depuis 2007/2008, plus de 80 activités intersessions ont été menées sur le forum de la RCTA. Les activités intersessions du CPE ont commencé en 2004/2005 et une archive contenant les enregistrements des plus de 130 activités menées jusqu’à présent est maintenant accessible sur le site Web du STA.

Enfin, la Base de données des contacts du Traité sur l’Antarctique permet aux délégués de rechercher les coordonnées d’autres délégués et d’attribuer des autorisations spécifiques pour interagir avec les systèmes d’information du Secrétariat. Cette base de données fournit également la plate-forme pour l’inscription en ligne aux réunions.

À l’époque pré-Secrétariat, les informations qui devaient être échangées entre les Parties conformément à l’article III du Traité sur l’Antarctique étaient diffusées par les voies officielles. Plus récemment, l’article 17 du Protocole relatif à la protection de l’environnement a établi que les rapports sur les mesures prises pour le mettre en œuvre doivent être diffusés et examinés lors de la Réunion consultative du Traité sur l’Antarctique suivante. Certaines Parties avaient décidé de se conformer à ces règlements en soumettant un document d’information à la RCTA et au CPE.

Ces méthodes documentaires non centralisées compliquaient considérablement l’examen des informations fournies. La disparité des formats et de la structure des données avait rendu presque impossible la comparaison des informations soumises par les Parties ou la réalisation d’une analyse quantitative valable. Pour permettre l’échange d’informations en ligne, le Secrétariat a mis en œuvre, par le biais de son site Web, le Système électronique d’échange d’informations (SEEI), qui a permis aux Parties de fournir leurs rapports annuels, ainsi que leurs informations de pré-saison et permanentes. Depuis sa création, le SEEI a été continuellement amélioré avec de nouveaux outils et ressources pour faciliter la saisie des données par les Parties.

En outre, avec les informations fournies chaque année par les Parties par le biais du SEEI, le Secrétariat a également élaboré des rapports résumés et une section cartes associée sur diverses questions, telles que les sites visités, les évaluations d’impact sur l’environnement, les zones protégées, les inspections, les stations d’enregistrement automatiques et les sites des activités passées.

Pour faciliter le travail des utilisateurs du SEEI, le Secrétariat a préparé plusieurs tutoriels sur le SEEI et, plus récemment, il a commencé à offrir des sessions de formation virtuelles qui permettent aux opérateurs du SEEI de développer et de maintenir à jour leurs capacités liées au SEEI. Depuis leur mise en œuvre initiale en 2022, 15 pays ont bénéficié de la participation à ces sessions.

Avant la création du Secrétariat, il n’existait pas de référentiel complet des documents de réunion. Le seul précédent pertinent était le portail Web du CPE administré par l’Australie, qui contenait les documents de discussion ainsi que tous les rapports du CPE.

Le STA a mis à disposition l’Archive des documents de réunion, un outil consultable qui comprend une archive de tous les documents de réunion depuis la première RCTA. Pour préparer cette base de données, le STA a effectué une recherche approfondie auprès des Parties pour récupérer tous les documents manquants. Aujourd’hui, la base de données contient presque tous les documents jamais soumis aux réunions de la RCTA et du CPE et d’autres documents liés aux réunions. Elle constitue une source d’information très précieuse pour les délégués et le grand public qui travaillent sur l’histoire de la RCTA et du CPE.

En ce qui concerne les rapports finaux, avant la création du Secrétariat, leur préparation, leur traduction, leur publication et leur distribution relevaient de la responsabilité de chaque pays hôte. Aujourd’hui, ces tâches incombent au Secrétariat. Ce changement a non seulement soulagé le budget des pays hôtes, mais a également accru la cohérence dans la forme et le contenu du rapport final. En outre, tous les rapports finaux des RCTA sont désormais consultables via une source centralisée, disponible sur le site Web du STA.

Le Secrétariat a préparé près de 40 rapports sur différentes questions, soumis à la réunion en tant que documents du Secrétariat. Ceux-ci ont inclus des examens, des résumés, des analyses et des mises à jour sur diverses questions, telles que l’état des mesures de la RCTA, le plan de travail stratégique pluriannuel de la RCTA, les discussions tenues ou les mesures prises par le CPE / la RCTA sur certaines questions et les questions liées au tourisme, à la responsabilité et à l’assainissement de l’environnement, entre autres.

D’autres documents du Secrétariat ont été régulièrement soumis à la RCTA pour rendre compte des développements techniques réalisés sur les différents outils et ressources en ligne fournis par le Secrétariat, y compris les bases de données, les cartes, le SEEI et le site Web du STA.

Pour des informations détaillées sur les services et produits fournis, ainsi que les documents soumis par le Secrétariat du Traité sur l’Antarctique depuis sa création, voir l’annexe 1.